Almacén con Excel, 10

Ha llegado el momento de operar con al hoja Extracción.  Este artículo es el manual de instrucciones de la hoja ya creada.

La operativa

Cargar los pedidos

De la hoja Pedidos se copian las celdas B2:E35 y se pegan en la hoja Extracción en A2:D35 como “Solo Texto”.  Es muy importante pegar como solo texto, pues interesa tener los valores y no las fórmulas que los generaron.

Como solo nos interesan los productos pertenecientes a pedidos seleccionados usaremos un truco para borrar fácilmente el resto.  Seleccionamos A2:D35 y se ordena por “Sel.” en orden inverso y por “Ref” en orden normal.  Como la hoja está protegida es necesario seleccionar este rango, si no permitirá ordenar.

Con esta ordenación las líneas con “*” quedan al principio y ordenadas por referencia.  Borramos las líneas que no tienen “*”.  Solo quedan las referencias que queremos extraer.

Ya tenemos solo las líneas que extraeremos.

Conocer las ubicaciones afectadas

El siguiente paso es conseguir la hoja que nos diga de donde coger el material.

Seleccionamos de la hoja Maestro todo el material en todas las ubicaciones; I3:Q47; pegamos solo los valores en la hoja Extracción en I2:Q46.

Algunas de estas columnas no son necesarias pero es más sencillo copiar todo.

Ahora vamos a agrupar por artículo y lo ordenaremos por FIFO.  Esto se hace ordenando por “Ref” en orden ascendente y por “FIFO” en orden descendente.

De nuevo es necesario seleccionar el rango completo; I2:Q47 para ordenar.

Ya tenemos localizadas la ubicaciones con las que vamos a trabajar, son todas aquellas que tengan un valor en la columna “Quedan”.

Obtener la ruta de extracción

Para obtener la ruta óptima procedemos a copiar, solo los valores de, las celdas F1:Q47 en otra nueva hoja de Excel, por ejemplo una llamada Ruta.

Primero desechamos las filas que no afectan ordenando en la hoja Ruta por la columna “Quedan”, y borramos las filas, que han quedado agrupadas, y que no tienen valor en “Quedan”.

Ahora se vuelve a ordenar lo que queda por la columna “Ruta”.

Ya está conseguida la ruta para extraer mercancía del almacén.

Procedemos a eliminar las columnas que no nos interesen, por ejemplo “Peso”, “FIFO” y algunas otras.

La columna “Quedan” nos permite hacer un inventario progresivo al tiempo que hacemos la extracción.

Cuando se haya realizado la extracción estos son los valores que habrá que poner en las ubicaciones para actualizar el stock.

El resultado es una hoja que al imprimirla permite hacer la extracción fácilmente y sin desandar el camino.  Y en la que el operario anotará las incidencias, por ejemplo que el stock final no sea el indicado.

Y se acabó

Con estos artículos pretendía mostrar una forma alternativa de gestionar un pequeño almacén.  Al tiempo que enseñar algunos fórmulas y trucos que en Excel pueden ayudarnos a manejar eficientemente la información.  Espero haber conseguido el objetivo.

Tal vez continúe con algún artículo relacionado que muestre como traer los datos a Excel de una Base de Datos o cómo usar estos datos con técnicas de Business Intelligence para tener más conocimiento de lo que pasa y porqué pasa en nuestro almacén.

Aquí puede encontrar el fichero Excel resultante.