Almacén con Excel, 9

Hasta ahora hemos trabajado con la parte denominada SGA (Sistema Gestor de Almacén).  Hemos manejado el stock y gestionado los pedidos.

El siguiente paso es convertir esos pedidos en una extracción de mercancía.  Esto nos obliga a dar instrucciones a las personas manipulan la mercancía.  En la medida en que estas instrucciones sean claras y meditadas la eficacia del almacén será mayor.

El proceso encargado de estas tareas se llama S.G.M. (Sistema Gestor de Movimientos).

La tarea que vamos a realizar es muy sencilla.  La complejidad reside en la explicación.

Funcionamiento

Imagen9Vamos a crear una hoja nueva donde planificaremos la extracción.

Una parte de este trabajo quedará para usos posteriores.  Otra parte servirá para entender e ilustrar el trabajo que estamos realizando.

Van a ser muy importantes los códigos de colores que ya usamos anteriormente.

Si la información va en celdas de color blanco, es información que en cada extracción se va a sobrescribir.

Diseño

Creamos una nueva hoja, llamada Extracción.

Poner el fondo en gris claro.

Los pedidos

Poner A1:D1 con fondo morado, son las cabeceras de selección de líneas de pedido.  Los títulos son:  “Sel.”, “Pedido”, “Ref” y “Cantidad”.

Estas columnas corresponden con las homónimas de la hoja Pedidos.  Y es que sobre las  celdas de Extracción copiaremos las de Pedidos.

Poner A2:D35 con fondo blanco.

La extracción

Poner F1:Q1 con fondo morado, son las cabeceras de la zona donde se van a copiar las ubicaciones.

Los títulos son:  “Necesito”, “Extraer”, “Quedan”, “Ubicación”, “Altura”, “Ruta”, “Ref”, “Artículo”, “Cantidad”, “Entrada”, “Peso”, “FIFO”.

  • “Necesito”, es una columna con la fórmula que muestra la cantidad de artículos que son necesarios.  Es una columna comodín.
  • “Extraer” indica cuantas unidades hay que extraer del artículo en la ubicación.
  • “Quedan” indica cuantas unidades quedarán en la ubicación cuando se hayan tomado las indicadas.  Es una columna comodín, pero puede ser usada para inventariar al tiempo que se extrae mercancía.
  • “Ubicación”, …, y “FIFO” son las columnas que ya existen en la hoja Maestro.

Poner F2:H46 con fondo amarillo, escribiremos fórmulas.

Poner I2:Q47 con fondo blanco, copiaremos la información de las ubicaciones para hacer la extracción óptima.  Las ubicaciones copiadas las ordenaremos por referencia.

En F2 pondremos la siguiente fórmula: “=SI(L2<>L1;SUMAR.SI($C$2:$C$35;L2;$D$2:$D$35);F1-G1)” que luego copiaremos a F3:F47.

Esta fórmula dice que si la referencia en la que estamos es la primera (L2<>L1), no hemos extraído todavía nada, necesitamos toda la mercancía (Sumar.Si).  Pero que si ya habíamos encontrado la referencia antes, solo lo que nos falte (F1-G1, las celdas de encima).

En G2 la fórmula a poner es “=MIN(N2;F2)”.  Es la cantidad que sí deberemos extraer de la ubicación.  Esta función nos dice que cojamos todo lo que podamos o debamos; lo que hay o lo que necesitemos.  Se copia en G3:G47.

En H2 la fórmula es “=SI(F2<>0;N2-G2;””)”.  Es la cantidad que queda después de haber cogido los artículo.  Sirve como columna comodín para luego descartar aquellas ubicaciones sobre las que no se tiene que actuar.  Se copia en H3:H47.

Proteger la hoja para que permita ordenar las celdas.

Proteger la hoja para que permita ordenar las celdas.

Las celdas con fondo blanco, A2:D35 y I2:Q47, se desbloquean para que al proteger la hoja se pueda seguir modificando su valor.  Al proteger la hoja hay que marcar como posibilidad “Ordenar”.

Se protege la hoja para evitar modificar la fórmulas.

Lo siguiente

En el próxima artículo veremos la operativa de uso de esta hoja.  Tal vez la más difícil de comprender sin un ejemplo.

 

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