Almacén con Excel, 7

Excel:  La hoja de cálculo más usada.Imagen: www.ecured.cu

Excel: La hoja de cálculo más usada.
Imagen: www.ecured.cu

En este artículo voy a hacer una recopilación de la utilidad que hemos creado.

El objetivo era conseguir hacer un libro con el que pudiésemos gestionar un pequeño almacén.

Maestro de artículos

Si bien Excel no es la mejor herramienta para almacenar información, su interface es muy intuitivo y sí es un muy buen programa para manejar datos.

Aun no siendo lo mejor para almacenar la información, creamos una primera hoja llamada “Maestro” donde guardamos el maestro de artículos (Columnas A:G).

En estas columnas almacenamos la referencia del artículo, el nombre, peso, volumen y mínimo stock.

Amontonar no es almacenar.Imagen:  4lifediamante.blogspot.com.es

Amontonar no es almacenar.
Imagen: 4lifediamante.blogspot.com.es

La referencia nos es útil para nombrar de forma inequívoca el artículo, el nombre es la manera como nos lo solicitarán o nos referiremos a él.  Las columnas Peso y Volumen son dos ejemplos de que se puede poner más información.  La columna Mínimo nos permitió agregar un control que indicaba cuando tenemos menos mercancía de la que es de desear.  La columna que avisa es Alerta, y se basa en la información de la columna Cantidad.

La columna Cantidad obtiene su valor sumando todas las cantidades repartidas en las ubicaciones del almacén (Columnas I:Q).  De esta forma el stock siempre está actualizado y es coherente.

Las ubicaciones

Para un neófito es tentador pensar que basta saber qué mercancía hay en un almacén, artículos, y cuanta, cantidad.  Pero no es así, también debemos saber dónde está.

Esto lo conseguimos con el registro de ubicaciones (Columnas I:Q).

En nuestro almacén hay tres pasillos: A, B y C.  Cada uno con 5 estanterías y 3 alturas.  Nuestra forma de nombrar las ubicaciones ha sido uniendo el nombre del pasillo y el número de la estantería: A1, B4, C3, ….  Otra columna necesaria para la identificación es la Altura (Columna J).

Obviamente, debemos relacionar la ubicación con la mercancía que tiene, Ref (Columna L).  La columna Artículo se consigue buscando el nombre en el maestro de artículos, es meramente informativa.

Cantidad se describe por sí misma.

Peso es un ejemplo del uso de un campo que hay en el maestro y que puede usarse para obtener más información, por ejemplo si alcanzamos el límite de resistencia de la estantería.

La columna Ruta establece el orden en el que debería extraerse la mercancía para no ir de un lado a otro del almacén.

Las estanterías deben estar identificadas para que sea fácil localizar la mercancía que almacena.Imagen:  www.camarazaragoza.com

Las estanterías deben estar identificadas para que sea fácil localizar la mercancía que almacena.
Imagen: www.camarazaragoza.com

Suponga varias personas extrayendo pedidos.  Si tienen un orden predeterminado, avanzarán en el pasillo cogiendo la mercancía.  No volverán sobre sus pasos, ahorrando esfuerzo, tiempo y evitando molestar al que va en dirección contraria cogiendo artículos.  En el siguiente artículo haremos uso de esta columna.

Entrada (Columna O) guarda la fecha en la que se almacenó la mercancía.  En un ejercicio de simplicidad asumimos que en cada nicho se almacena una vez la mercancía de la misma referencia y no se rellena.  Hasta que el hueco no queda libre no se vuelve a usar, solo se extrae.

Con este criterio conseguimos saber la antigüedad de lo almacenado.  Este valor en días es FIFO (Columna Q).  Cuando hagamos la extracción tomaremos primero la mercancía más antigua.  Por supuesto podríamos hacer lo contrario, coger la más reciente, LIFO.  Todo dependerá de cómo usemos la columna.

Lo siguiente

Esta hoja es una parte del denominado SGA, Sistema Gestor de Almacén, que se encarga de almacenar la información de lo que se guarda y dónde se guarda.

Debe ser un fiel reflejo de lo que hay guardado.

En el próximo artículo explicaré de igual manera la otra hoja que hemos creado.

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