Almacén con Excel, 1

Pantalla que muestra el resultado final.

Voy a plantear una forma de trabajar con Excel para gestionar un pequeño almacén de material.

Excel no es la herramienta más adecuada, pero sí la más accesible para muchos usuarios.

Sí es muy buena para realizar cálculos, pero no tanto para guardar la información.

De todas formas no permitiremos que lo mejor nos impida aprovecharnos de lo bueno.

(Lo mejor es enemigo de lo bueno, Voltaire)

En cada artículo plantearemos un objetivo sencillo de cumplir y procederemos a desarrollarlo.

Los conceptos los iré incorporando poco a poco. Cada artículo explicará una parte muy concreta, para que sea más fácil seguir el desarrollo.  Por descontado que en los artículos posteriores modificaremos lo ya hecho en Excel, pero con la ventaja de tener una razón para hacerlo.

Usaré la versión Excel 2003.  Es válida y está muy extendida.

Para diferenciar las celdas usaré el siguiente código de colores de fondo:

– Gris:  Si la celda no se utiliza.

– Morado: Si la celda contiene títulos, no modificables.

– Amarillo: Si la celda contiene fórmulas, no modificables.

– Naranja: Si la celda contiene datos, no modificables.

– Blanco: Si la celda puede ser editada para poner datos.

Objetivo

Crear una hoja para mantener el maestro de artículos.

Motivo

El maestro de artículos va a ser la información a partir de la cual podremos desarrollar el resto de la aplicación.

En el almacén es una información fundamental.

Desarrollo del diseño

La primera fila contendrá los totales.  La segunda los títulos.

Las siguientes 100 filas guardarán información de los, máximo 100, artículos diferentes que puede contener nuestro almacén de ejemplo.

Una vez definidas las celdas de trabajo, protegeremos la hoja para evitar manipulaciones accidentales.

Los totales los ponemos en la primera fila para que no desaparezcan al filtrar y sean fácilmente localizables.

Iniciar Excel, con un libro nuevo.

Seleccionar la hoja entera y poner el fondo de las celdas en gris.

Seleccionar las celdas A1:E1 (desde A1 hasta E1) y poner el fondo amarillo.

Seleccionar las celdas A2:E2 y poner el fondo morado.

Seleccionar las celdas A3:E102 y poner el fondo blanco.

Seleccionar las celdas A3:E102 y Menú:Formato→Opción:Celdas→Pestaña:Proteger→ Bloqueada(desmarcar).

Esta última acción nos permitirá proteger la hoja y escribir en las casillas destinadas a tal fin.

Colocar títulos

En A2 escribir “Ref”

En B2 escribir “Artículo”

En C2 escribir “Peso”

En D2 escribir “Volumen”

En E2 escribir “Cantidad”

Seleccionar la celda A2, por ejemplo, y Menú:Datos→Opción:Filtro→Autofiltro (marcar).

Habrán aparecido los desplegables para filtrar la información.  De esta forma será más sencillo localizar los artículos.

Fórmulas en la fila de totales

En A1 escribir “=CONTARA(A3:A102)”.  Esto cuenta las referencias hay registradas.

En E1 escribir “=SUMA(E3:E102)”.  Suma el total de artículos que hay en el almacén.

Formatear C3:C102 con dos decimales.

Proteger la hoja

Proteger la hoja

Menú:Herramientas→Opción:Proteger→Proteger hoja→Proteger hoja y contenido de las celdas bloqueadas: Seleccionar celdas bloqueadas, Seleccionar celdas desbloqueadas, Ordenar, Usar Autofiltro.

Con esto hemos conseguido una hoja en la que podremos introducir el maestro de artículos.  Hasta 100 artículos diferentes.

Datos

Dar de alta los siguientes datos

Ref Artículo Peso Volumen Cantidad
RefAzul01 Azul Oscuro

3

6

12

RefAzul02 Azul

3

6

45

RefAzul03 Azul Claro

3

6

23

RefRojo01 Rojo Oscuro

3

6

12

RefRojo02 Rojo

3

6

14

RefRojo03 Rojo Claro

3

6

5

RefVerde01 Verde Oscuro

3

6

9

RefVerde02 Verde

3

6

4

RefVerde03 Verde Claro

3

6

2

RefAmarillo01 Amarillo Oscuro

3

6

7

RefAmarillo02 Amarillo

3

6

34

RefAmarillo03 Amarillo Claro

3

6

23

RefGris01 Gris Oscuro

3

6

21

RefGris02 Gris

3

6

34

RefGris03 Gris Claro

3

6

54

RefBlanco Blanco

3

6

23

RefNegro Negro

3

6

12

Lo siguiente

Trasladar el mapa de ubicaciones para saber donde se encuentra la mercancía depositada y poder dar instrucciones precisas para realizar los pedidos con poca pérdida de tiempo.

Aquí puede encontrar el fichero Excel resultante.

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