Almacén con Excel

Hoja de cálculo Excel

En anteriores artículos traté la automatización de un almacén.

Tal vez y de forma errónea pude crear el prejuicio de que “manual” es un adjetivo peyorativo.

Nada más lejos de la realidad.  La formalización de: Manual, Automático, Mecanizado e Informatizado; no dejan de ser términos demagógicos para facilitar su clasificación.

Cada almacén debe adecuarse a la realidad que lo envuelve.  Automatizar un almacén puede ser caro, poco rentable o muy complicado por sus dimensiones o el tipo de material con el que se trabaja.

La gestión del almacén puede hacerse con lápiz y papel.  Pero se puede mejorar esta gestión sin grandes complicaciones.  Las hojas de cálculo; Excel, OpenOffice, LibreOffice (las dos últimas gratuitas); son las herramientas más socorridas para los responsables de la producción del almacén.

Si usamos una hoja de cálculo:

• Son más sencillas de manejar.
• Su aprendizaje es más progresivo.
• Los resultados obtenidos son inmediatos y visibles.
• El esfuerzo invertido es directamente proporcional a las mejoras conseguidas.

Pero …

• Su eficacia, en gran medida, depende de la habilidad del usuario.
• Como se ajustan a casi cualquier tipo de operativa, consolidan los malos vicios adquiridos.
• Las hojas de cálculo acaban multiplicándose en carpetas y ordenadores, no se tiene la certeza de cual es la última versión con los datos más actuales.
• Son creadas y gestionadas en función del criterio y habilidad de quien las usa.  Los periodos vacacionales y postvacacionales pueden llegar a ser conflictivos.
• Solo una persona puede acceder a modificar la información en el mismo momento.

Access

Las hojas de cálculo no son los programas más efectivos, sería mejor usar una base de datos.  Las bases de datos son más potentes:

• Su estructura de datos es muy sólida.
• Están preparadas para residir en un ordenador y ser accedidas desde otros, a la vez.
• Como herramientas más potentes también usan bases de datos, su evolución es más sencilla.
• Son capaces de almacenar más información y mantenerla relacionada, independientemente de la habilidad del usuario.

Sin embargo:

• Precisan de personas que conozcan los programas de bases de datos y la forma de trabajar con ellas.
• Los progresos no son visiblemente equivalentes a los esfuerzos realizados.  Hay que hacer mucho trabajo que no es visible.

Con una base de datos podemos plantearnos no distribuir papel a los operarios y gestionar su trabajo con económicas tablets e intranets.  Se ahorra papel, tiempo y dinero, y se gana en eficiencia.  Sobretodo si la oficina desde la que se gestiona el almacén no está físicamente unida a este.

Cualquiera de las dos opciones es un buen principio para evolucionar a soluciones más sofisticadas.  Las personas que las usan y las sufren se acomodan a la gestión informática y son menos reacios a posteriores cambios.  Creo incluso que debería ser un paso necesariamente previo a cualquier informatización con otras herramientas más evolucionadas.

Yo recomiendo, si partimos de un almacén no informatizado, comenzar con una hoja de cálculo.

OpenOffice: Suite gratuita; procesador de texto, hoja de cálculo, base de datos, presentaciones, …

Usted ha estado pensando en un almacén con cajas y palets, mientras leía este artículo.  Ha hecho bien.  Tal vez sea el contenedor que está habituado a usar.  Pero también se puede extender a un almacén que guarda conocimiento (centro de formación, asesores, …) o uno que almacena habilidades (especialistas en fontanería, electricidad, carpintería, …).  Los gestores de centros de formación están muy acostumbrados a usar Excel para establecer los horarios de sus profesores.

Espero, en próximos artículos, escribir una pequeña guía paso a paso de cómo se puede gestionar un almacén, de contenedores físicos, con Excel usando ejemplos didácticos.  Usted podrá trasladarlos a su propio almacén sea cual sea su naturaleza.