Informatización de un almacén

En un artículo anterior, “Un almacén es … ¡como un cangrejo!” expliqué la diferencia entre almacén Automatizado, Mecanizado e Informatizado.

Interrelación logística.
Imagen: http://2.bp.blogspot.com

Dentro de la informatización de un almacén podemos considerar tres niveles.

• Manual; no tiene informatización.
• Asistido; el sistema informático propone estrategias.
• Total; el sistema informático toma decisiones y las ejecuta.

Para poder explicar estos conceptos necesito aclarar que:

• El almacenaje no es logística.  Existe la logística sin almacenaje y almacenaje sin logística. “No piense en un gran Almacén blanco”.
• La logística usa el almacenaje como una estrategia más para conseguir sus objetivos.

Se denomina Sistema Gestor Logístico [SGL], al programa que recibe, procesa y aporta información respecto a las estrategias logísticas marcadas por la dirección de la empresa.  Las técnicas que usará este programa están estrechamente relacionadas con la Inteligencia de Negocio (BI, Business Intelligence) y la Estadística.  Este programa planteará que hay que adquirir un determinado producto ahora y almacenarlo durante seis meses porque es más barato que comprarlo cuando se necesite, o que es más económico destruir los sobrantes de esta temporada que almacenarlos para la siguiente, por ejemplo.

El SGL se ocupa de las grandes estrategias.

Relación entre SGL y SGA.
Imagen: www.qmbecanada.com

El Sistema Gestor de Almacén [SGA] es el que se encarga de gestionar el almacén.  Si hay una orden de entrada se ocupara de buscar la mejor ubicación para los artículos que entran.  Si se trata de una extracción la ejecutará de la manera más económica y rápida que pueda.  Si hay productos por debajo del stock mínimo permitido avisará de la eventualidad e incluso solicitará mercancía al proveedor.

Mientras que el SGL establecerá cual es la cantidad mínima, en base a unos conocimientos superiores; el SGA se limitará a que estos parámetros se cumplan.  El SGA suministra información al SGL para que la incorpore a las previsiones logísticas.

Dentro del almacén, si está bien diseñado, existirá un único coordinador de operaciones.  Puede ser una persona, un grupo muy bien organizado o un programa informático.  Si es un programa informático, se le denomina SGA.

Y existirán muchas personas y máquinas que realizarán las tareas que les indique el coordinador.

Áreas en un almacén.
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Un almacén se divide en áreas, cada una de ellas con funciones diferentes y algunas de ellas en espacios diferentes.  Unos espacios tienen estanterías pequeñas para cajas y otros las tienen grandes para palets; estas son las áreas de silo o almacenaje.  Otros espacios se destinan a verificar las mercancía que entra o la que sale; son las áreas de recepción, verificación y expedición de mercancía.  Y algunas más.

Si el coordinador del almacén, no confundir con director o jefe de operaciones, es una persona o grupo el almacén es manual, en lo que a informatización se refiere.  Independientemente de que para dar las órdenes a los operarios se usen modernísimos tablets con la última tecnología GPS y lectura de radiofrecuencia; porque a esto se le denominaría mecanización.

Si el coordinador del almacén es un sistema informático, caben dos opciones; que el almacén actúe según indica el sistema, esto sería totalmente informatizado.  O que el sistema proponga unas órdenes y el jefe de almacén verifique si son apropiadas; en este caso es asistido.

Lo mejor de esto es que si tenemos un SGA podemos definir áreas como totalmente manuales, asistidas y totalmente informatizadas.  O incluso la operativa según el cliente o cualquier otra circunstancia.

Por ejemplo, el SGA puede proponernos almacenar una mercancía en una estantería concreta del silo.  Si estamos obligados ponerla donde nos indica y confirmar que lo hacemos, el área estará totalmente informatizada.  También podríamos ponerla en un sitio diferente al que nos dijo e indicárselo, esto es asistida.  O podríamos haber la colocado en la estantería que hubiésemos querido inicialmente y luego comunicarlo al SGA, esto es manual.

Pulpo Paul escogiendo a España como tiunfadora.
¡Era un SGA muy bien informado :-)!
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Es muy importante reportar al SGA de que las acciones que él ordena se cumplen o no.  Debe tener una fotografía lo más exacta posible de todo al almacén.  Cada uno de los operarios y máquinas son como los tentáculos de un pulpo ciego que deben mostrarle fielmente el entorno.

Las áreas manuales son muy útiles en los almacenes multicliente para comenzar a prestar el servicio en un tiempo breve.  Las personas que realizan la tarea aprenden poco a poco hasta que encuentran la estrategia óptima.  Tal vez usen una calculadora y una hoja de cálculo, todo muy manual.  Lleva más tiempo, pero es lo más efectivo para comprender qué es habitual y que es accidental en la operativa.

Ahora es el momento de parametrizar el SGA con lo aprendido para que haga lo mismo que la hoja de cálculo, proponer.  El jefe de almacén comparará su experiencia con lo propuesto por el SGA.  El SGA asiste en la solución, pero el jefe de almacén decide la operativa.

El SGA controla el almacén y sus tareas.
Imagen: http://www.open-ideas.es

Después de varios retoques de parametrización el SGA coincidirá con el jefe de almacén.  Ya puede tomar decisiones, totalmente.

Al principio el SGA se percibe como un “algo” que aliena del trabajo.  Observando el almacén en la distancia los operarios y máquinas se mueven de un sitio a otro, luego vuelven, van a otro lado y parece que empiezan un montón de tareas y no acaban ninguna.  Cuando se está más familiarizado se puede comprender que cada uno está realizando una parte de la tarea y que el SGA es como Matrix, pero pronto se le toma cariño.